Теория

Экономное администрирование современного офиса.

По роду своей деятельности я часто бываю в различных офисах средних и мелких фирм. И вижу насколько актуальны сейчас вопросы создания инфраструктуры, эксплуатации и администрирования оргтехники в рамках небольшого офиса, фирмы или представительства. Трудно себе представить современный офис в любой отрасли, без компьютера. Даже если вся фирма состоит из директора и его секретаря, без "Ворда" - не вытащишь и бакса из … ну.. у всех свои источники.. А раз есть техника - значит она стоит денег и требует обслуживания. И возникают вопросы:

• На что потратить деньги в первую очередь, открывая офис?
• На чем можно сэкономить?
• Что является основой структуры офиса (на чем экономить не стоит)?
• Как с этим справиться, не имея опыта?
• И как можно с минимальными затратами организовать работу всей этой техники с наибольшей отдачей?

Конечно, нет панацеи для всех случаев, и в каждом конкретном случае есть, скорее всего, несколько решений способных дать примерно одинаковый результат. Но все же можно определить те принципы и способы, которые будут определяющими в процессе "офисостроительства" и на основе которых можно создать весьма эффективную инфраструктуру, заточенную именно под конкретные цели фирмы!

Вариант 1. (Самый популярный) - Ура! Вот и наш новый офис! Теперь то мы сможем развернуться! Наша продукция покорит мир! .. Так.. сюда ставим факс,.. мне на стол телефон, там будет сидеть секретарь, (хорошо бы симпатичная :) ей комп и принтерок ….
Прошло время..
Ё!! ..надцать компьютеров, факсы, принтеры, копиры… я уже не могу.. то повиснет .. то отвиснет.. то "масдай" глючит, а к вечеру у меня в голове глюки… надо позвать специалиста.. Да будет "Админ" на нашей фирме!

Вариант 2. Так … вот он офис… …… ну мы дяди взрослые и ерундой заниматься не будем.. на все есть спецы… позовем Админа.. пусть все нам поставит, наладит и следит, что бы не падало!
Прошло время.
Ё!!.. когда же я договора писать то буду?… может от руки написать? Или все-таки попробовать освоить, этот чертов CPQ Super Office 2009? Да.. крутой у нас офис 4 сервера.. "много" мегабитная выделенка., операционка последний писк! MS Super Mitino Windouzы 2008! Админ говорит супер, даже на электрочайник ее можно установить! И не глючит..

Ну это конечно не все возможные варианты, да и краски может сгущены, но все же давайте разберемся в ситуации.

В чем проблема? В первом случае полностью отсутствует система, и нет и намека на перспективу развития инфраструктуры офиса. А это как следствие повлечет за собой:

Во втором случае ситуация не столь печальна для офиса, так как все работает, казалось бы нет проблем! Однако это приемлемо лишь в ситуации когда "денег - не меряно!" Согласитесь, ведь мы бы не стали покупать дорогой инструмент себе домой, если бы не собирались его использовать? (ну кто бы стал покупать электродрель, если точно известно, что просверлить нужно будет не более 1-2х отверстий в 2-3 года?) Так, что средства, затраченные на решение проблемы "компьютеризации офиса" могут на порядок превысить необходимые.

Да и с админом не так все просто. Ведь приглашать классного специалиста в небольшую компанию - дорого (да и скучно ему будет с 10-15 компьютерами), а взять молодого парня "с головой" на не большую зарплату можно. Не в обиду будет сказано, но это значит превратить свой офис в "лабораторию экспериментального администрирования"!

Как показывает практика, только единицы начинающих админов способны грамотно и аргументировано сформулировать требования к системе в конкретном случае и найти оптимальные решения. Причем сделать это с учетом перспектив развития и с пониманием того, что ОН работает для фирмы и ее бизнеса, а не ФИРМА для него (обеспечив в первую очередь удобство работы пользователей, а уж потом удобства администрирования, ну или хотя бы найдя приемлемый компромисс), и вписаться в минимальный бюджет. В большинстве же случаев решение будет либо "как могу" либо "как у всех" и только по прошествии времени и затрате средств появиться опыт и оптимальные решения.

Вы руководитель, и вам нужно, чтобы фирма работала. И вас интересует эффективность работы каждого сотрудника. А для этого вам нужно создать им рабочие места с набором оргтехники соответствующей решаемым задачам.
Ну и что же делать?

Первое с чего нужно начать, это попробовать сформулировать задачи которые должны быть решены комплексом офисного оборудования, а также степень важности решения каждой из них (именно задачи, а не решения!!). Потом определить, ну хотя бы ориентировочно, темпы и направления развития бизнеса - что даст возможность планировать развитие офисной техники. И, наконец, определиться с бюджетом и способом его реализации (либо покупаем все…и на год.. два.. забываем об этом,.. либо начинаем строить всю структуру офиса постепенно и планомерно выделяя средства на каждый этап). Как это ни странно, но часто именно способ финансирования определяет возможность реализации технического решения!

Точки над "i" расставлены, можно начинать… Кого же пригласить? Парня "с головой" но без опыта, или спеца.. но за приличные деньги? А может тут уместней компромисс?!

Я думаю, будет логичнее, а в конечном итоге и ВЫГОДНЕЕ, пойти другим путем. На начальном этапе задействовать в качестве "разработчика" - специалиста (фирму), с которым обсудить и найти решения для всех поставленных задач. Причем первый этап "обсуждение" полезно было бы провести не с одним а с несколькими спецами, возможно даже с фирмами, это потребует небольших затрат, но оградит вас от принятия заведомо ошибочных решений и сбережет нам средства в последствии. А в качестве реализатора пригласить того самого парня "с головой"! Тем самым мы решим сразу массу проблем! Получаем грамотное решение, причем за умеренную плату, в процессе построения системы готовим админа для ее обслуживания (ну если "реализатор" способен к обучению, то за время общения с "разработчиком" он обязательно вникнет в идею и освоит технологию управления такой системой). Либо можно полностью проблемы разработки, реализации и администрирования системы возложить на плечи специалиста (фирму). Дело в том, что грамотно спроектированная и качественно построенная система не требует каждодневного обслуживания! Часть элементарных сервисных работ (таких как резервное копирование, запуск мастеров обслуживания, анализ журнала ошибок) вы, или кто-то из ваших сотрудников вполне в состоянии выполнить самостоятельно. А вот для проведения более серьёзных работ можно пригласить специалиста. И это наверняка будет более квалифицированная помощь, да и обойдется она дешевле! А ваши нервы и информация будут надежно защищены!

Еще одно преимущество привлечения в качестве "администратора" не конкретного специалиста, а фирмы - это постоянство. В отличии от человека, фирмы, занимающиеся оказанием такого рода услуг, не уходят в отпуск и не болеют.. (Ну во всяком случае в полном составе :)) ) Так что если вы работаете с такой фирмой на долгосрочной основе, Вы будете только в выигрыше!

Возможно в том что я рассказал не все так очевидно, но на то и существует возможность высказать свое мнение. Есть желание высказать свое? Или поделиться опытом каких-то конкретных решений, которые я с удовольствием размещу на этой страничке в разделе "Практикум". Ну а если нет желания писать, но есть желание покритиковать - тоже милости просим!

Вот некоторые вопросы, о которых я хочу подробнее написать в разделе Практикум в ближайшие дни:

• 1. Телефонизация всей страны!
• 2. Вас так послать? Или по факсу?
• 3. Мы спросили у Петрова - "Почему на шее провод?"